Online Onboarding
Neue Mitarbeiter einarbeiten
Onboarding im Home Office – bereits im normalen Arbeitsalltag im Büro sind sich viele Unternehmen immer noch unsicher, wie sie ihren Onboarding-Prozess am besten gestalten. Aber was bedeutet die aktuelle Situation mit flächendeckenden Home Office Regelungen eigentlich für Mitarbeiter, die jetzt gerade in einen neuen Job starten? Wie gelingt es neue Mitarbeiter einzuarbeiten, wenn plötzlich alle Mitarbeiter von zu Hause arbeiten und soziale Kontakte auf die Verwendung von E-Mails beschränkt sind?
Wir geben einen Einblick in die Phasen des Onboardings und konkrete Ideen für „Maßnahmen ohne direkten sozialen Kontakt“.
Aufmerksamkeit für neue Mitarbeiter
Fakten
Unternehmen sollten sich darüber bewusst sein, dass ein gut durchdachtes Onboarding für eine höhere Zufriedenheit und somit für eine bessere Produktivität und Identifikation mit dem Arbeitgeber sorgt. Eine hohe Fluktuation im Einarbeitungsprozess ist nicht nur mit Kosten für eine erneute Wiederbesetzung verbunden, sondern hat auch Auswirkungen auf das Arbeitgeberimage und die Motivation der verbleibenden Mitarbeiter, die noch länger die Aufgaben der fehlenden Stelle übernehmen müssen. Zusätzlich können mögliche Umsatzeinbußen entstehen, wenn es sich um Vertriebler handelt.
Wussten Sie, dass 77%* der Personaler Verbesserungspotenzial in ihrem Onboarding sehen und dass 30%* der neuen Mitarbeiter bereits vor dem ersten Arbeitstag wieder kündigen? Gut vorstellbar, dass diese Zahl noch steigen wird, jetzt wo viele Unternehmen ihre Mitarbeiter ins Home Office geschickt haben. Somit ist ganz klar: mit der Vertragsunterschrift eines neuen Mitarbeiters sollte die Aufmerksamkeit für ihn oder sie nicht enden!
Das Preboarding
Starte jetzt
Die Preboarding-Phase, also die Zeit nach der Vertragsunterschrift bis zum ersten Arbeitstag, kann je nach Kündigungsfrist schon einmal Wochen oder Monate dauern. Wichtig ist es, in dieser Zeit nicht den Kontakt zum neuen Mitarbeiter zu verlieren. Denken Sie z. B. daran Gratulationskarten zu versenden, das Interesse des neuen Mitarbeiters an Ihren Benefits abzufragen oder wichtige Informationen zum ersten Arbeitstag rechtzeitig zu versenden. Außerdem können Sie sich bereits darum kümmern, einen Einarbeitungsplan zu schreiben, Arbeitsmaterialien zu bestellen und einen Buddy auszuwählen. Einen Coach zur Seite zu stellen kann situativ sehr sinnvoll sein.
Grundsätzlich ist das Preboarding im Home Office sicherlich eine der Phasen, die sich am einfachsten „remote“ lösen lässt, da der Mitarbeiter in dieser Zeit sowieso noch nicht bei Ihnen vor Ort gewesen wäre. Trotzdem ist es wichtig sich Gedanken dazu zu machen, wie der neue Mitarbeiter an seine Arbeitsplatzausstattung kommt. Kann ein Kurier die technische Ausstattung vorbeibringen? Ist der Mitarbeiter in der Lage sich seinen Arbeitsplatz selbst aufzubauen oder benötigt er Hilfe? Gerade, wenn sie eigentlich vereinbart hatten im Büro zu arbeiten ist es wichtig abzufragen, ob der neue Mitarbeiter zu Hause überhaupt für die Arbeit ausgestattet ist. Hat er z. B. einen Internetanschluss mit ausreichender Bandbreite oder benötigt er für die Zeit im Home Office ein Firmenhandy oder sogar einen Drucker/Scanner?
Überlegen Sie darüber hinaus auch, welche Maßnahmen durch andere Lösungen abgelöst werden können. Eine „Welcome-Mappe“ kann als PDF genauso schön sein oder gedruckt per Post versendet werden; ein Blumenstrauß kann am ersten Arbeitstag auch einfach nach Hause geliefert werden. Und, anstatt den neuen Mitarbeiter zu Events einzuladen, gibt es vielleicht auch themenübergreifende, digitale Meetings oder Weiterbildungen, an denen er bereits teilnehmen kann. So fühlt er sich weiterhin mit einbezogen.
Transition Coaching könnte je nach Situation sogar schon jetzt gestartet werden.
Der erste Arbeitstag
Ein Meilenstein
Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck, doch wie sieht der aus, wenn Sie den neuen Mitarbeiter nicht in einem Büro empfangen können? Starten Sie doch wie gewohnt in den Tag – nur eben mit einem Online-Meeting (Einwahldaten versenden nicht vergessen!), am besten natürlich mit Kamera. In diesem können Sie dann alles wichtige zum Unternehmen erklären, erste To Dos besprechen und die „Welcome-Mappe“ sowie den Einarbeitungsplan durchgehen. Auch eine Telefonliste mit Bildern und Namen hilft, die Kollegen besser zu identifizieren und sich verbundener zu fühlen. Erklären Sie dem neuen Mitarbeiter vor allem auch die ungeschriebenen Regeln, denn diese kann er sich zu Hause von seinen Kollegen nicht „abgucken“. Wie sprechen wir uns an? Wie sind die Arbeitszeiten? Wann wir Mittag gemacht? Wie melde ich mich krank?
Für den Rest des Tages können noch weitere dieser Gespräche mit dem neuen Team oder dem Buddy vereinbart werden. Schön ist auch, wenn sich verschiedene Kollegen mittags zur gleichen Zeit mit ihrem Essen in einem Online-Meeting vor der Kamera versammeln und so gemeinsam essen – eben nur „remote“.
Tipp für Ambitionierte: Den neuen Mitarbeiter mit Hilfe eines vorab aufgezeichneten Videos einen 360° Rundgang durch das Büro ermöglichen.
Die ersten Wochen im Unternehmen
Einführung
Damit Sie und die Kollegen in den ersten Wochen nicht „vergessen“, dass es noch einen neuen Mitarbeiter gibt, ist es sinnvoll schon vor dem ersten Arbeitstag so viele Termine wie möglich verbindlich zu vereinbaren. Eine kleine Erinnerungshilfe kann z. B. auch eine Postkarte mit der Aufschrift „Vergiss Arne/Anna nicht!“ sein, die alle Teammitglieder bekommen und sich zu Hause an den Arbeitsplatz stellen können.
Überlegen Sie sich mit dem verantwortlichen Team zusammen, in welche Meetings sich der neue Kollege mit einwählen soll und wie oft online Teammeetings stattfinden sollten. Auch in dieser Zeit sind natürlich gemeinsame Mittagessen mit den Kollegen „remote“ möglich. Außerdem ist es sinnvoll viel öfter Feedback von dem neuen Mitarbeiter einzuholen – am besten jede zweite Woche, wenn auch nur in einem kurzen Telefonat.
Fragen Sie Ihren neuen Mitarbeiter doch einfach mal ganz direkt, was seine Ängste während der Einarbeitung im Home Office sind. Vor allem Personen, die bisher noch nicht regelmäßig von zu Hause gearbeitet haben, werden sicherlich einige Bedenken haben. Natürlich sollten Sie sich dann schnellstmöglich um konkrete Maßnahmen kümmern, die diese Ängste aus dem Weg räumen können. Darüber hinaus sollten Sie auch dem Buddy nochmal deutlich machen, wie wichtig seine Unterstützung in der momentanen Situation ist und ihn bitten, dass er im Auge behält, dass der neue Mitarbeiter mindestens einmal am Tag Kontakt zu einem seiner Kollegen hat.
Der mögliche (transition) Coachingprozess stellt hier ggf. ein weiteres wichtiges Tool gerade für die ersten 100 Tage dar.
Eine große Erleichterung für die Einarbeitung sowohl für den neuen Mitarbeiter als auch für das Unternehmen ist die Bereitstellung digitaler Lerninhalte in Form von eLearnings. Diese können den neuen Mitarbeiter bei der Einarbeitung unterstützen und durch die Nutzung verschiedener Medien und durch die kreativen Ideen für die nachgelagerten Tests spannend und motivierend sein. Außerdem behalten Sie so den Fortschritt Ihres neuen Mitarbeiters im Blick, während dieser Ihr Unternehmen umfangreich kennenlernt.
Das erste Mal zurück im Büro
Nicht vergessen
Nach einem temporären Aufenthalt im Home Office kommt irgendwann der Tag, an dem es zurück ins Büro geht. Denken Sie daran, Ihr neuer Mitarbeiter war noch nie in Ihren Büroräumen und kennt sich nicht aus. Eine weitere kleine Einarbeitung ist also notwendig!
Klären Sie schon vor dem ersten Tag im Büro wann der neue Mitarbeiter erscheinen soll. Eventuell ist es sinnvoll, dass er etwas später kommt, da Sie noch To Dos haben und sich nicht um ihn kümmern können. Außerdem ist es gut ihn über Parkplätze, eine gute Verbindung mit dem ÖPNV oder den Dresscode zu informieren.
Auch ein Rundgang durchs Büro ist notwendig, um dem neuen Mitarbeiter zu zeigen, wo er sitzt, wo er sein Team findet und z.B. Büromaterial bekommen kann. Darüber hinaus können Sie jetzt Materialien wie z. B. Schlüssel, Zugangskarten oder Mitarbeiterausweise übergeben, die bisher noch nicht notwendig waren.
Checkliste
Das Onboarding vorbereiten
Bei vielen Unternehmen ist der Recruiting-Prozess beendet, wenn der richtige Kandidat gefunden ist. Ein weit verbreiteter Irrglaube ist, dass nach dem Vertragsabschluss nichts mehr schief gehen kann und sich die Einarbeitung schon irgendwie nebenbei regelt, wenn der neue Mitarbeiter da ist.
Aber wussten Sie, dass 30% der neuen Mitarbeiter bereits vor dem ersten Arbeitstag kündigen oder dass 40% der neuen Mitarbeiter von ihrem von ihrem neuen Arbeitgeber enttäuscht sind? Mit unserer Checkliste möchten wir Ihnen die strukturierte Einarbeitung erleichtern und Ihnen einen Überblick geben, welche To Dos im gesamten Onboardingprozess anfallen können. Und das nicht nur theoretisch, sondern ganz praxisnah – denn alle Aufgaben haben sich bei uns bereits erfolgreich bewährt!
Hier geht’s zur Onboarding Checkliste >
Viel Erfolg bei der Einarbeitung!