Live online verhandeln
Über Zoom, Microsoft Teams & Co. …
Seit ungefähr 20 Monaten verlaufen Verhandlungen häufiger digital über Zoom, Teams oder ähnliche Tools. Was zeigen erste Studienergebnisse bezogen auf das virtuelle Verhandeln?
Beim virtuellen Verhandeln generieren die Verhandlungspartner weniger Win-Win Situationen. Der Grund dafür ist, dass die Partner deutlich weniger Vertrauen, Empathie und Freundlichkeit empfinden. Weiterhin ist der Entscheidungsfindungsprozess im virtuellen Raum deutlich langsamer als bei Face-to-Face Verhandlungen.
Kommunizieren wir per E-Mail, zeigen wir uns auch deutlich weniger kooperativ. Zusätzlich überschätzen wir häufig, wie gut unsere Nachrichten von der jeweiligen anderen Seite verstanden werden.
Für diese Herausforderung haben wir ein paar Tipps für Dich zusammengestellt, die Deinen Erfolg im Online Verhandeln steigern.
Die Vorbereitung
Das A & O
Red Team
Verhandlungspartner im Vorfeld analysieren
In komplexen und herausfordernden virtuellen (und auch F2F) Verhandlungen kann es überaus sinnvoll sein, ein sog. „Red Team“ zu installieren. Das Red Team (erstmals im kalten Krieg entwickelt) nimmt die Position des Verhandlungspartners ein und antizipiert aus dieser Position heraus die wahrscheinlichsten Handlungsoptionen während der Verhandlung.
Call-to-Action
Installiere vor besonders herausfordernden Verhandlungssituationen ein sog. „RedTeam“, dass Dich zur Vorbereitung sowie im Verhandlungsprozess begleitet.
Stelle folgende Fragen:
- Wie kann mein Gegenüber reagieren?
- Was sind seine Bedürfnisse?
- …
Die Wahl der Hard- und Software
Die technischen Voraussetzungen
Es ist schon häufiger passiert, dass ein interner Chat irrtümlich zum Verhandlungspartner gelangt. – Dumm gelaufen.
Damit das nicht passiert, achte auf Folgendes:
- Nutze zum Chatten mit den Firmenkollegen eine eigene Hardware oder sogar eine eigene Software (Zoom, Microsoft Teams, slack, Google Hangouts, matrix, …).
- Greife ggf. für den Chat auf Dein Smartphone oder Tablet zurück, das funktioniert auch super gut.
- Arbeite mit einen Headset, damit Du die Hände frei hast.
- Teste vorab, ob du gut zu hören bist – auch wenn Du ein integriertes Mikrofon nutzt.
- Arbeite mit einem großen Bildschrim
Charles Naquin (Forscher im Bereich Verhandlungsmanagement) hat herausgefunden, dass Verhandler mit großem Bildschirm erfolgreicher agierten als diejenigen, die vor einem kleinen Bildschirm saßen. Der Grund hierfür: Je besser Du Dein Gegenüber sehen kannst, um so weniger musst sich Dein Gehirn anstrengen. Folglich bist Du fokussierter und die Verhandlung fällt Dir leichter.
Grundlagen
Der Chat
Chätlänge
Eine Studie hat nachgewiesen, dass Verhandlungspartner, die lange chatten, weniger vertrauenswürdig und unprofessioneller wirken.
Call-to-Action
Plane nur kurze Chats für Deine Verhandlungen ein.
Kurz und prägnant halten
Virtuelle Meetings sind deutlich anstrengender als F2F. Die Gründe hierfür sind vielfältig. Einerseits ist die Fokussierung auf ca. 60 cm für die Kognition eine Herausforderung. Für unser Gehirn ist es andererseits auch herausfordernd auf kleine (ggf. auch große) Störungen wie Technikhindernisse, Zeitverzögerungen zwischen Ton und Bild sowie auch Mehrdeutigkeiten zu reagieren. Zudem erkennen wir häufig die Körpersprache unseres Gesprächspartners nur spärlich. Und: der optimale Satz hat eine Länge von nur 8 Wörter. Erhalten wir online mehr, so wird es allein aus diesem Grund schon herausfordern, die Botschaft in toto zu erfassen.
Call-to-Action
Fasse dich kurz und sprich in kurzen Sätzen.
Small talk
Deine soft skills spielen gerade auch in Verhandlungen eine wichtige Rolle. Die Verhandlungsergebnisse werden für beide Seiten besser, wenn von Anfang an auf eine wertschätzende Atmosphäre geachtet wird.
Call-to-Action
- Nehme diese Grundhaltung ein: „Ich bin okay. Du bist okay.“
- Versetze Dich in der Vorbereitung gedanklich in die Position Deines Gegenübers und betrachte einmal aus dieser Position die Sachlage. Dadurch kannst du ihn besser verstehen.
- Trenne die Beziehungsebene von der Sachebene.
Körper - Stimme - Wort
Präsentorik
Stehend verhandeln
Stehst Du in der Verhandlung (z.B. am Stehtisch), so verändert dies Stimme und Körpersprache im Vergleich zur sitzenden Position. Stehenderweise ist die Stimme deutlich ausdrucksstärker und Du kannst so bei der Verhandlung aufkommende Spannung und Energien viel besser ableiten (z.B. über erhöhte Beweglichkeit).
Call-to-Action
Verhandle in stehender Position und gestikuliere mit Deinen Händen etwas intensiver als im F2F. Nutze ggf. ein Headset, damit du die Hände frei hast. Eine gute Akkustik ist ebenfalls wichtig.
Dein Blick
Richtest Du Deinen Blick so häufig wie möglich in die Kamera, fühlt sich Dein virtueller Gesprächspartner dadurch direkt angesprochen. Somit erzeugst Du Sicherheit, Kompetenz und Vertrauen. Du kannst eine farbliche Markierung neben dem Kameralicht anbringen und dies anschauen.
Call-to-Action
Schaue so häufig wie möglich in die Kamera und beachte in Abständen die Körpersprache sowie auch den stimmlichen Ausdruck deines Verhandlungspartners.